Zettelchaos, Papierberge und Rechnungen die sich stapeln. Für manche gehört das zum täglichen Büro- und Buchhaltungsalltag noch dazu. Anstatt den verdienten Feierabend zu geniessen, wühlt man sich durch Dokumente und versucht, Ordnung zu schaffen. Dabei bietet die Digitalisierung genau hier wertvolle Unterstützung. Sandro Stalder, Treuhandexperte von thingk ag, teilte am 23. März 2021 auf Clubhouse sein Wissen und verriet, dass das alles keine Hexerei ist. Auch für Menschen, die wenig Ahnung von IT und Buchhaltung haben.
Ein durch und durch digitaler Workflow für die tägliche Büroorganisation, für die Buchhaltung – das ist nicht Zukunftsmusik, sondern bereits Realität. Zumindest Sandro Stalder bespielt die Klaviatur dieser Technologien virtuos. Er ist mit seinem Treuhandbüro auf der digitalen Überholspur. Der gesamte Datenaustausch mit seiner Kundschaft, mit Ämtern und Behörden geschieht digital. «Wir haben immer einen aufgeräumten Schreibtisch», schmunzelt er. Das kann man von meinem nicht behaupten. Und ich wage die Vermutung, dass es vielen anderen Selbständigen (Solo- und Kleinstunternehmen) ähnlich geht.
Digitale Buchhaltung – dem Gespenst den Schrecken nehmen
Eine Rechnung als PDF versenden. Rechnungen, die ich physisch bekomme, einscannen und ablegen, das ist doch schon digital? Nicht wirklich. Doch, wo fange ich an, wenn ich mein Büro und meinen Arbeitsalltag auf digital umstellen will? Gerade, wenn technisch doch ein paar Berührungsängste vorhanden sind? «Man definiert klassische Workflows», präzisiert Sandro Stalder. Ein solcher kann für die Kreditorenbuchhaltung folgendermassen aussehen:
Rechnung trifft ein
Rechnung einscannen
Wird automatisch in die richtige Ordnerstruktur hochgeladen
Das PDF wird automatisch in ein PDF A mit Signatur und Zeitstempel umgewandelt (gesetzliche Vorgaben!)
Die entsprechende App realisiert, dass das Dokument weitergereicht werden muss.
Automatisches Hochladen ins Buchhaltungsprogramm.
Das Dokument erscheint im Posteingang des Buchhaltungsprogramm
Zahlungsdaten, Rechnungssteller etc. werden künftig automatisch eingelesen
Automatische Verbuchung
Zahlung generieren und im E-Banking auslösen
Auch für Debitorenrechnungen lässt sich ein entsprechender Workflow einrichten. Habe ich diese Prozesse nicht automatisiert und die entsprechenden Apps/Programme nicht eingerichtet, mache ich jeden dieser 10 (!!) Arbeitsschritte manuell. Zudem lege ich die Rechnung in einem Ordner ab und archiviere die Papiere nach dem Abschluss des Geschäftsjahres nochmals 10 Jahre. Überlegt man sich, wieviel Zeit jeden Monat mit dem Hin- und Herschieben, Versenden von Belegen draufgeht wird offensichtlich: Da könnte man sich ganz viel Freiraum schaufeln. Ausser, man versemmelt es, die Belege gesetzeskonform zu archivieren. Dann könnte einem bei allfälligen Prüfungen ganz schön viel Nachtarbeit bevorstehen.
Vorgaben zur Belegsarchivierung
Damit das nicht passiert, gilt es ein paar Punkte zu beachten. Die Belege müssen revisionssicher abgelegt sein. «Das ist ein weiter, dehnbarer Begriff», weiss Sandro Stalder. Und die Gesetze in der Schweiz hinken da, vor allem in Bezug auf die gesetzliche Definition der Revisionssicherheit, noch etwas hinterher. Trotzdem gelten die Bestimmungen aus der Geschäftsbücherverordnung, dem OR, der Mehrwertsteuer, den Steuerbehörden und der AHV. Taucht jemand aus diesen Behörden für eine Kontrolle auf, muss man die Belege zücken können, auf 10 Jahre zurück. Natürlich am liebsten auf Knopfdruck. Damit das funktioniert, braucht es eine saubere Organisation und Ordnerstruktur. Es kann ausreichend sein, diese auf dem eigenen Computer zur Hand zu haben. «Wenn alles übersichtlich dokumentiert ist, mag das funktionieren», so Sandro Stalder. Doch in gewissen Branchen seien die Schranken etwas höher. Wichtig ist, dass alle Daten in unveränderbarer Form abgelegt sind. Ist ein PDF unveränderbar? Betrachten wir die Möglichkeiten, die ein Acrobat Writer uns bietet: Nein! Deshalb müssen PDFs für die Ablage unbedingt in ein PDF A-Format umgewandelt werden. Das ist ein isozertifiziertes Format (https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A).
Der Start ist keine Hexerei
Wer jetzt denkt, mit der Umstellung auf digitale Workflows sei unendlich viel Arbeit verbunden und man müsse über immense Software- oder IT-Kenntnisse verfügen, ist auf dem Holzweg. «Wir haben alleine seit November über 30 Unternehmen in digitale Prozesse begleitet. Alle sind erstaunt, wie einfach die Umstellung schlussendlich erfolgt ist», führt Sandro Stalder aus. Für Kleinstunternehmen oder Start-ups ist die Umstellung sehr zeitnah machbar. In grösseren Unternehmen ist die Vorlaufzeit eine andere. Da müssen Schnittstellen geklärt und entsprechende Anschaffungen gemacht werden. Lohnenswert ist es in jedem Fall. Weil man sich einfach unendlich viel Arbeit sparen kann. Und Zeit ist für jede*n Unternehmer*in ein wertvolles Gut. Man kann die gesamten Prozesse selbst einrichten und programmieren. Oder man wählt die leichtere Variante und lässt sich von einem Profi begleiten. Bei Sandro Stalder und thingk ag läuft die Umstellung in wenigen Schritten ab:
Vorgespräch und Auslegeordnung
Zeitachse definieren
Buchhaltungsprogramm auswählen (Bexio oder Klara sind die meistgenannten)
Buchhaltungsprogramm einrichten
Coaching für die korrekten Buchungsvorgänge
Workflows definieren
Alles einrichten
Loslegen (mit laufender Begleitung von thingk ag)
Sandro Stalder macht die Erfahrung, dass eine professionelle Begleitung zu Beginn eine lohnende Investition in die Zukunft ist. Denn, sind die Vorgänge korrekt aufgesetzt, die Workflows logisch organisiert, läuft mit der Zeit alles wie von selbst.
Aus dem Buchhaltungsprogramm ein Mailing versenden
Workflows gibt es nicht nur für den Zahlensalat. Grundsätzlich lässt sich jede Arbeit aus dem Büro in einem Prozess definieren und mit Apps, die im Hintergrund wirken, erleichtern. So kann ich zum Beispiel den Adressstamm aus Bexio direkt mit einem Mailingprogramm (z. B. Mailchimp) verknüpfen. Das heisst: Ich pflege meine Kundendaten an genau einem Ort und nicht in unzähligen Adressdateien. Das ist nur ein Beispiel von vielen, die den Arbeitsalltag vereinfachen. Genauso vielfältig sind die Apps, die inzwischen am Markt sind und uns im täglichen Leben unterstützen. Hier eine kleine Auswahl:
bexio: Administration, Buchhaltung www.bexio.com
Klara: Online Buchhaltung www.klara.ch
DMS Systeme: für komplexe Unternehmen und komplexe Dokumentvorgänge, die gesamte Spur eines Dokumentes ist über 10 Jahre nachvollziehbar (https://easy-software.com/de/software/dokumentenmanagementsystem/ )
Triboni: Workflow und Archivierung (https://www.bexio.com/de-CH/treuhand/marketplace-treuhaender/triboni)
Zapier: kleine, repetitive Arbeiten automatisieren (https://www.digicomp.ch/blog/2019/08/07/was-ist-zapier-und-wie-funktioniert-es)
Trello: hilft Teams, ihre Arbeiten zu koordinieren und voranzutreiben (https://trello.com/de)
Sharepoint: Verwalten von Dokumenten, Freigabe mit Rechten, Einsicht in vertrauliche Papiere etc.
Office365 ist für Sandro Stalder unverzichtbar geworden. «Und das, obwohl ich durch und durch ein Apple-Kind bin», schmunzelt der Treuhänder. Er schätzt die vielen Möglichkeiten, die das Programm bietet. Von Bildschirm teilen über Videokonferenzen bis zur Dokumentaufbewahrung – alles mit dabei. Ohne Folgekosten, ohne Wartungskosten. Kosten sind in seinen Augen sowieso ein wichtiges Thema, und zwar für jedes Unternehmen. Viele schielen immer auf den Umsatz, den Mehrumsatz. Man kann den Ansatz aber auch anders wählen und prüfen, wo die Kosten reduziert werden können. «Mit den richtigen Tools und professionellen Workflows lässt sich eine Menge einsparen», weiss Sandro Stalder aus eigener Erfahrung. Bevor er nämlich Wissen an seine Kunden weitergibt, testet er alles selbst. Und erzielt damit gute Resultate. Seine Kundinnen und Kunden arbeiten effizient, die Abschlüsse sind im Nu gemacht. Das Hin- und Hertragen von Debitoren- und Kreditorenordnern fällt komplett weg. Die riesigen Aktenschränke im Büro kann man durch nette Hingucker oder eine lauschige Sitzecke ersetzen. Für Musse ist nämlich in diesen Unternehmen wieder mehr Zeit.
Digitale Neandertalerin?
Nach dem Raustausch goes Clubhouse habe ich für mich ein Fazit gezogen: Ich bewege mich wie eine Neandertalerin in der digitalen Welt. Oder zumindest in der Art, wie ich meine wiederkehrenden Arbeiten organisiert habe. Ich werde mir die Zeit nehmen, meine Arbeitsabläufe anzupassen. Damit ich künftig unglaublich viel Zeit spare und diese Stunden in der Natur, statt am Schreibtisch beim Belege sortieren verbringen kann.