Homeoffice, Arbeiten im Zug, Zoom-Meetings, das Büro als Ort für Inspiration und Austausch, Telefonboxen, Lounge Zonen, Tischplatten, die man als Whiteboard an Wände hängt … Willkommen in der Welt des neuen Arbeitens oder auch Mobile Workings. Jennifer Kossow (Rüegg-Naegeli AG) und Patrick Waldis (Inhaber Waldis Group) erläuterten in unserem Clubhouse-Talk vom 16. März 2021 wie das Homeoffice für alle ein Gewinn sein kann und wie sie Unternehmen auf dem Weg in neue Arbeitswelten begleiten.
«Ich bin heute nicht im Büro und beantworte die E-Mail morgen.» Solche Meldungen könnten uns in Zukunft vielleicht häufiger begegnen. Was vor der Pandemie für viele Untern
ehmen undenkbar war, wurde von jetzt auf gleich Realität. Selbst Firmen, die mit höchst vertrauenswürdigen Daten arbeiten, waren auf einmal in der Lage, diese ihren Mitarbeitenden so zur Verfügung zu stellen, dass Homeoffice möglich wurde. «Was wir jetzt während Corona erleben, ist aber nicht Mobile Working. Für viele artete die Arbeit in klassischem Teleworking aus», erklärt Jennifer Kossow. Heisst, die Mitarbeitenden sind weiterhin an fixe Arbeits- oder eben Präsenzzeiten gebunden, in denen sie am Computer sitzen und produktiv sein müssen. Das ist definitiv nicht die Idee der neuen Arbeitswelt
en und Arbeitsformen. «Und wie viele Menschen in den letzten Monaten ihr Homeoffice betrieben oder betreiben mussten, auch nicht», weiss Jennifer Kossow.
6 Tipps für Quality Time im Homeoffice
Arbeiten im Homeoffice birgt Chancen und Herausforderungen für Arbeitnehmende. Ist im Büro eine Strukt
ur fix gegeben, fehlt sie daheim irgendwie. Das bedeutet: Wir müssen uns selbst Strukturen, Regeln und Abläufe schaffen. Zum einen, damit wir ungestört arbeiten können. Zum anderen, damit wir eben nicht nur noch arbeiten. Wo vorher der Arbeitsweg die natürliche Grenze von Arbeit und Freizeit schuf, verschwimmt sie heute. Für ein gelungenes Arbeitsumfeld zu Hause empfiehlt sich deshalb:
Einen separaten Raum oder den Teil eines Raumes als permanente Arbeitszone nutzen. Wer seinen Arbeitsplatz täglich mehrmals auf- und abbaut ist viel weniger produktiv.
Klare Arbeitszeiten definieren und den Tag strukturieren.
Ein grosses Plus: Man kann die Arbeitszeiten dem Umfeld anpassen und ein Training oder einen Spaziergang mit den Kindern fix in den Tag einplanen. Denn Pausen sind wichtig. Vorher mit dem Arbeitgeber absprechen!
Regeln für Mitbewohnende festlegen. Platzt jemand in wichtige Telefongespräche oder Onlinemeetings, ist das für alle unangenehm. Wer Kinder hat, kann damit spielerisch umgehen und mit den Kindern gemeinsam Icons basteln. So bezieht man sie in den Prozess mit ein. Danach wissen sie: Wenn das Icon mit dem Symbol für «Still» an der Tür hängt, darf ich nicht rein. Involviert man sein Umfeld in die Planung, funktioniert das wunderbar.
Für Bewegung sorgen. Wir sitzen bis zu 15 Stunden täglich. Jetzt mit dem Homeoffice vermutlich noch mehr. Gewöhnt man sich an, jedes Telefongespräch im Stehen zu führen und verbringt seine kurzen Pausen aktiv, bringt das Bewegung in den Tag. Wie wäre es, wenn man am Pult nur ein Glas Wasser stehen hat und jedes Mal in die Küche geht, um es aufzufüllen?
Pausen einbauen!
Den optimalen Arbeitsplatz einrichten
Ergonomie ist ein wichtiges Stichwort. Eben auch oder ganz besonders, wenn man von zu Hause arbeitet. Im Büro sind die Rahmenbedingungen ja meistens entsprechend gegeben. Daheim behelfen sich viele mit provisorischen Lösungen. «Mitarbeitende bekommen einen Laptop und den Datenzugang vom Arbeitgeber gestellt, damit hat es sich dann aber meistens erledigt», erklärt Jennifer Kossow. In ihren kostenlosen Lunch-Learnings weisen sie Mitarbeitende und Führungskräfte deshalb mit Nachdruck auf dieses Thema hin. Wenn möglich, empfiehlt sich ein Sitz-/Stehtisch. So kann man die Pulthöhe je nach Tätigkeit variieren. Das Gleiche gilt für den Bürodrehstuhl. Er soll auf die Grösse der Person anpassbar sein. In Höhe und auch in der Rückenlehne. Dynamisches Sitzen wirkt übrigens Wunder! Und eine perfekte Sitzposition ist unabdingbar. Das bedeutet: Mindestens 50 cm Abstand vom Bildschirm, die Oberkante des Bildschirms befindet sich in etwa auf Augenhöhe, die Beine in einem Winkel von 90 – 100° und die Tastatur gerade vor sich positioniert. Der Arbeitsplatz sollte so ausgerichtet sein, dass Licht von der Seite einfällt, niemals von vorne oder von hinten. Falls es nicht anders geht, montiert man einen Vorhang ans Fenster und dimmt so das Licht. Übrigens: Ein Arbeitsplatz mit natürlichem Licht erhöht unsere Produktivität. Ein schön gestalteter Arbeitsplatz übrigens auch. Deshalb darf man hier gerne etwas Zeit und Farbe investieren.
Einen Laptop und Daten zur Verfügung stellen? Das ist nicht Mobile Working.
«Das ist im besten Fall eben Telearbeit», erklärt Patrick Waldis. Und darüber stolperten mit dem ersten Lockdown und der Verordnung zu Homeoffice viele Unternehmen. Bis anhin fand der Durchbruch im Mobile Working in der Schweiz noch nicht statt. «Es scheiterte häufig daran, dass die Daten nicht zur Verfügung standen. Oder die Vorgesetzten nicht bereit waren, diesen Weg zu gehen. Mitarbeitende hatten Angst, dass ihnen durch die fehlende Präsenz am Arbeitsplatz Karrierenachteile entstehen», führt Patrick Waldis aus. Corona hat dieser Entwicklung einen klaren Schub nach vorne gegeben. Von heute auf morgen wird Zugriff auf Daten möglich, wo es bis anhin absolut ausgeschlossen erschien. Doch eben, mit dem Datenzugriff ist das Mobile Working noch nicht initiiert. «Es braucht eine Veränderung in der Unternehmenskultur, entsprechend gestaltete Räume und Vorgesetzte müssen die neue Arbeitsform vorleben», so Waldis. Studien belegen: Haben Teams einen Chef, der seine gesamte Arbeitszeit im Büro verbringt, getrauen sich die Mitarbeitenden weniger, die allenfalls vorhandene Flexibilität von Homeoffice oder Büropräsenz zu nutzen. Die Umstellung muss top down passieren.
Vorgesetzte müssen die Kultur vorleben
Patrick pflegt diese Kultur in seinen Unternehmen bereits. «Wir haben keine fix zugeteilten Büroplätze mehr. Wenn ich ins Büro gehe, schaue ich, welche Tätigkeiten ich erledigen will und suche mir meinen Arbeitsplatz dementsprechend aus.» Der Chef arbeitet also inmitten seiner Mitarbeitenden. Das schafft Nähe und auch Vertrauen. Vertrauen ist nämlich unabdingbar, wenn man den Weg in die neuen Arbeitswelten gehen will. Da sind Unternehmen gefordert. Denn:
Sie müssen den Arbeitnehmenden Vertrauen schenken, dass sie selbst am besten entscheiden können, welche Tätigkeit wo und auch wann am produktivsten erledigt werden kann. Der Approach muss sein: «Do your work when and where you’re at your best! »
Entscheidend für ein Unternehmen wird sein, eine Unternehmenskultur zu schaffen, in welcher alle Mitarbeitenden unternehmerisch denken und nicht als ausführende Arbeitskraft wirken.
Sie müssen eine Arbeitsumgebung schaffen, in welche die Mitarbeitenden gerne kommen und die Bedürfnisse für informellen Austausch, Projekt- und Teamarbeit abdeckt.
Fokusarbeiten daheim, Inspiration und Austausch im Büro oder in der Cafeteria
Der Grund ins Büro zu gehen, hat sich für die Zukunft verändert. Wir werden nicht mehr ins Office gehen, weil wir keine andere Möglichkeit haben oder weil wir schlechtere Karrierechancen fürchten, wenn wir flexibel arbeiten. Wir gehen zukünftig ins Büro, um uns auszutauschen, um Projekte zu entwickeln, um den Mehrwert von sozialem Austausch in unsere Arbeit einfliessen zu lassen. Alles was fokussierte, konzentrierte Arbeit bedeutet, erledigen wir von zu Hause oder ausserhalb des Offices. «Ein Rückblick von Vitra auf die letzten Monate hat gezeigt, dass die firmeninterne Cafeteria vor Corona vor allem um 9 Uhr zur Kaffeepause und um 12 Uhr fürs Mittagessen genutzt wurde. Während den Zeiten, in welchen keine Homeoffice-Pflicht bestand, war diese konstant besetzt. Denn die Mitarbeiter kamen lediglich für genau diesen Austausch ins Office», erklärt Patrick Waldis. Und genau darum geht es. Klassische Produkte wie Tisch und Stuhl für fixe Einzelarbeitsplätze verlieren klar an Wichtigkeit. Ins Zentrum rücken Produkte, mit welchen man informelle Kommunikationszonen schafft. Zum Beispiel Lounge Möbel, Stehtische mit Barhockern, klappbare Tische. Die dienen in Workshopräumen eben einerseits als Stehtische. Andererseits in umgeklappter Form auch als Whiteboard oder Magnetwand. Auch Telefon- und Besprechungsboxen spriessen bei vielen Herstellern aus dem Boden. Dazu kommen Akustiklösungen, um in Grossraumbüros die unterschiedlichen Zonen voneinander abtrennen zu können.
Hybride Arbeitsmodelle sind die Zukunft
Experten gehen davon aus, dass sich das Arbeiten ausserhalb des Büros bei 40 % einpendeln wird. Zumindest für die Berufszweige, denen das möglich ist. Dass man nur noch im Homeoffice arbeitet, wird nicht der Fall sein. Denn Vielen fehlt der Austausch mit ihren Arbeitskolleginnen und -kollegen. Und, bis eine wirkliche Umstellung in der Firmenkultur stattgefunden hat, braucht es ein paar Schritte. Das wissen Patrick Waldis und Jennifer Kossow aus Erfahrung. «Einfach Büroräume neugestalten, fixe Arbeitsplätze aufheben, mit dem Gedanken Büroflächen zu sparen, ist nicht die Idee. Im Gegenteil: Es muss eine Umnutzung der bestehenden Flächen stattfinden. Und die Mitarbeitenden müssen in den Change Prozess unbedingt miteinbezogen werden», erklärt Patrick Waldis. Deshalb erarbeiten sie nicht einfach Pläne für Büroeinrichtungen. Sondern nehmen mit den Unternehmen gemeinsam zuerst dieselben unter die Lupe: Analyse, Nutzerworkshops, Kommunikation, Technologie (was ist bereits möglich). Will man in neuen Räumen arbeiten und wirken, muss der Mensch, der Mitarbeitende diese Idee mittragen. Man darf sie nicht einfach vor vollendete Tatsachen stellen.
Fakt ist: Gelingt einem Unternehmen die Umstellung und Integration, profitieren alle. Mitarbeitende arbeiten selbstbestimmter und denken unternehmerisch. Sie teilen sich ihre Zeit frei ein, sind produktiver und kreativer, haben schlussendlich mehr Spass an ihrer Arbeit. Was auf das Unternehmen einzahlt. Vorgesetzten darf, muss es gelingen, trotzdem nah an ihren Mitarbeitenden zu sein. Mit regelmässigem Austausch, Präsenz in physischer Form und online. «Gehe ich für den Austausch ins Büro und es ist niemand da, dann nützt mir das nichts», ergänzt Jennifer Kossow. Wie überall, wo Menschen zusammenkommen und gemeinsam wirken, ist Kommunikation und Abstimmung das A und O. Was mit unseren technologischen Möglichkeiten ja absolut kein Problem darstellen sollte.
Übrigens: Die Lunch-Learnings zum Thema Homeoffice bietet Rüegg-Naegeli kostenlos an. Informationen gibts hier.